Ricevo spesso biglietti da visita con un bel logo, un sito curato e poi un indirizzo email del tipo ditta.rossi1974@ e un servizio gratuito. È un dettaglio, ma è il primo che il cliente nota. In questo articolo vi spiego perché vale la pena avere un indirizzo con il vostro dominio e come impostarlo senza complicazioni.
✓ Con il vostro dominio
info@vostraditta.ch
Professionale, riconoscibile e vostro: resta lo stesso anche se un giorno cambiate fornitore.
? Con una casella gratuita
vostraditta@…
Funziona, ma comunica poca cura e dipende dalle regole di un servizio che non controllate.
Perché un indirizzo con il proprio dominio
Fiducia. Un’email che arriva da @vostraditta.ch conferma che dietro c’è un’azienda vera, con un sito e un nome. Chi riceve un preventivo o una fattura lo apre con più tranquillità.
Coerenza. Il dominio è lo stesso del sito: il cliente vede l’indirizzo, digita il dominio nel browser e vi trova. Ogni email che inviate diventa un piccolo promemoria del vostro marchio.
Indipendenza. L’indirizzo appartiene al vostro dominio, non al fornitore. Se cambiate servizio di posta, l’indirizzo resta identico e nessun cliente deve aggiornare la rubrica.
Ordine. Potete creare indirizzi diversi per ruoli diversi (info@, fatture@, ordini@) e decidere chi li legge, invece di mescolare tutto in un’unica casella.
Caselle e alias: la differenza
Una casella ha uno spazio proprio e una password propria: serve a una persona che legge e scrive le email. Un alias è solo un indirizzo aggiuntivo che inoltra i messaggi a una casella esistente.
Un esempio tipico per una piccola azienda:
| Indirizzo | Tipo | Chi lo legge |
|---|---|---|
| mario@vostraditta.ch | Casella | Mario |
| anna@vostraditta.ch | Casella | Anna |
| info@vostraditta.ch | Alias | Mario e Anna |
| fatture@vostraditta.ch | Alias | Anna |
Con due caselle e due alias coprite tutte le esigenze senza pagare caselle in più.
I tre record che evitano lo spam
Un indirizzo con il proprio dominio funziona bene solo se il dominio è configurato correttamente. Tre impostazioni tecniche, invisibili per chi scrive, fanno la differenza tra un’email che arriva in posta in arrivo e una che finisce nello spam:
- SPF indica quali server possono inviare email a nome del vostro dominio;
- DKIM aggiunge una firma digitale a ogni messaggio, così il destinatario sa che non è stato modificato;
- DMARC dice ai server dei destinatari cosa fare con le email che non superano i controlli.
Un controllo semplice
Se i vostri clienti vi dicono spesso di aver trovato le vostre email nello spam, quasi sempre manca o è sbagliato uno di questi tre record. Si sistema in pochi minuti, senza cambiare indirizzo.
Come passare dall’indirizzo gratuito a quello professionale
- Registrate il dominio se non l’avete ancora (idealmente lo stesso del sito).
- Create le caselle e gli alias che servono davvero, partendo da poche.
- Configurate i programmi: computer, smartphone e tablet. Con il protocollo IMAP le email restano sincronizzate su tutti i dispositivi.
- Inoltrate per qualche mese il vecchio indirizzo verso quello nuovo, così non perdete nessun messaggio.
- Aggiornate firma, biglietti da visita, sito e social con il nuovo indirizzo.
Qualche buona abitudine
- Usate una password diversa per ogni casella (ne avevo parlato nell’articolo sulla gestione delle password).
- Preparate una firma con nome, ruolo, telefono e sito: è il biglietto da visita di ogni messaggio.
- Tenete d’occhio lo spazio: una casella piena rifiuta i messaggi nuovi senza avvisarvi.
Come vi aiuto
In tutti i miei abbonamenti web gli indirizzi email con il vostro dominio sono inclusi, con la configurazione dei record SPF, DKIM e DMARC. Se avete già un sito e volete solo sistemare la posta, posso occuparmi anche soltanto di dominio ed email.
Volete un indirizzo con il vostro dominio?
Vi aiuto a scegliere gli indirizzi giusti, li configuro e vi seguo nel passaggio da quello vecchio.
